Optimiser la gestion de la paie dans votre entreprise : les outils en ligne incontournables

Faisant partie de la responsabilité des gestionnaires RH, la gestion de paie est un composant très important de la finance d’une entreprise. En cas d’erreur à ce niveau, c’est soit la finance de l’entreprise qui encaisse, soit les collaborateurs qui sont mécontents. C’est une branche où la précision est de rigueur, d’où l’intérêt de digitaliser le processus.

C’est sur cet aspect que nous allons nous intéresser aujourd’hui. Si vous cherchez une solution pour faciliter le processus et minimiser les erreurs, découvrez au cours de cet article les outils en ligne incontournables pour optimiser la gestion de paie de votre entreprise !

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Édition de bulletin de paie

La première étape de la gestion de paie est bien évidemment l’édition de bulletin de salaire. C’est aussi l’aspect le plus complexe lorsqu’on a un certain nombre de salariés à gérer dans l’entreprise. Vérifier et taper un par un les chiffres sur le tableau de la paie représente un grand travail. Mais avec un logiciel de paie en ligne, on peut réduire la charge de travail.

En effet, un logiciel de paie peut gérer automatiquement l’édition de bulletin de paie. Le responsable n’a qu’à fournir quelques détails et renseigner quelques paramètres et le reste se fait tout seul. Le moment de la paie venue, le bulletin de paie est automatiquement délivré, et ce, pour chacun des collaborateurs.

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Mais on peut encore aller plus loin. On peut combiner ce logiciel à un outil de pointage pour automatiser davantage le processus. Dans ce cas, le gestionnaire de paie n’aura même plus à renseigner la présence, les retards ou le nombre d’heures travaillées, tout se fait automatiquement. Le logiciel de paie va ensuite transposer ces informations sur le bulletin de paie pour déterminer le salaire.

Virement de salaire

Un logiciel de gestion de paie en ligne peut aussi s’occuper directement du virement des salaires, un aspect assez complexe de la gestion de paie également. Mais comment un tel outil se permet-il une telle capacité et peut-on lui faire confiance ? Il s’agit tout de même d’un outil informatique qui ne pense pas tout à fait comme un gestionnaire humain.

En fait, si le logiciel se permet un tel niveau de gestion, c’est parce qu’on lui a renseigné des chiffres et les coordonnées de paiement. Les coordonnées de paiement sont évidemment renseignées manuellement au préalable à l’enregistrement de chaque nouveau collaborateur. Pour ce qui est des chiffres à virer, le logiciel se base sur les chiffres du bulletin de paie qui a été préalablement validé.

Alors, oui, on peut faire confiance à un logiciel de gestion de paie pour cette étape. Contrairement à un humain qui n’est pas parfait, un logiciel informatique ne fait jamais d’erreur sur les chiffres et les coordonnées. S’il y a une erreur, c’est sans doute parce qu’on a renseigné de mauvaises informations au logiciel.

Gestion DSN

Il existe aussi des outils en ligne qui peuvent également s’occuper de la gestion DSN. C’est un autre aspect incontournable de la gestion RH et de la paie. Mais pour que tout soit clair, prenons le temps de répondre à quelques questions. Qu’est-ce que c’est, en quoi est-ce important et comment le logiciel peut-il s’occuper de cet aspect ?

DSN est l’abréviation de Déclaration Sociale Nominative. Il s’agit donc d’une déclaration sociale, qui plus est, doit être transmise une fois par mois, aux organismes de protection sociale française, à savoir Urssaf, France Travail et CPAM. Il s’agit ici d’une déclaration obligatoire et avoir un logiciel qui s’en occupe ne peut être qu’un avantage.

Pour automatiser l’envoi des DSN aux organismes de protection sociale, le logiciel se base encore une fois sur les données du bulletin de paie. L’outil va interpréter les informations sur chaque bulletin de paie pour les transformer en données sociales nominatives et les envoyer aux organismes qui sont préenregistrés dans la base de données.

Des outils tout-en-un

Avoir un outil qui vous aide dans l’une ou plusieurs étapes de la gestion de paie est intéressant. C’est toujours une aide qui permet d’alléger la charge de travail du gestionnaire. Mais l’idéal serait d’avoir un outil tout-en-un qui s’occupe simultanément de tous les aspects évoqués précédemment.

Bonne nouvelle, il existe bel et bien des outils qui s’occupent de toutes les étapes de la gestion de paie. Ainsi, depuis une seule interface, le gestionnaire n’aura plus qu’à suivre l’édition de bulletin de paie, le virement de salaire et la gestion DSN. Le travail de la gestion de paie est ainsi réduit à une simple surveillance. Il pourra se concentrer sur d’autres aspects qui nécessitent une intervention humaine.