Comment choisir le bon logiciel de gestion des documents pour votre entreprise

Le choix d’un logiciel de gestion de documents est une décision importante pour votre entreprise. Il a un impact direct sur le processus d’organisation, d’archivage et de traitement de données au sein de la société. Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper dans le choix de la solution la mieux indiquée pour vos besoins.

Évaluez les besoins de votre entreprise

La première étape pour choisir la meilleure solution de gestion de documents consiste à établir une cartographie des besoins de votre entreprise. Évaluez le volume de documents que vous générez, le type de fichier (PDF, Word, images…) le plus utilisé par vos collaborateurs.

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Identifiez aussi les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre logiciel de gestion de documents. Il peut s’agir de la gestion des workflows, de la recherche, de l’indexation, de l’archivage à long therme…

Analysez la facilité d’utilisation et les fonctionnalités avancées du logiciel

Pour faciliter la tâche à vos collaborateurs, optez pour un logiciel de gestion de documents avec une interface intuitive et simple d’utilisation. Cela les encourage en effet à employer la solution dans leurs tâches quotidiennes et facilite l’intégration de l’outil dans le processus de fonctionnement de l’entreprise.

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Vous devez par ailleurs vous assurer que le logiciel de gestion de documents que vous choisissez contient des fonctionnalités avancées telles que le versionnage, la recherche par mots-clés, les autorisations d’accès, les workflows personnalisables. Vérifiez enfin s’il est possible d’utiliser la solution à partir d’une application mobile.

Prenez en compte les intégrations et l’évolutivité du logiciel de gestion de documents

Vérifiez la capacité du logiciel de gestion de documents à s’intégrer à d’autres outils que vous utilisez au sein de votre entreprise. Il peut s’agir des ERP, des suites bureautiques, des solutions de signature électronique, des logiciels de comptabilité et des outils de messagerie.

Si votre logiciel de gestion de documents peut s’intégrer à ces différents outils de votre société, il facilite la collaboration et améliore l’efficacité des employés. Privilégiez alors des solutions qui permettent de créer des workflows sur plusieurs systèmes et de profiter de la flexibilité des plateformes d’automatisation.

Choisissez par ailleurs un logiciel qui peut s’adapter à la croissance de votre entreprise. L’outil doit en effet être évolutif et en mesure de répondre aux besoins actuels et futurs de votre société en matière de gestion de documents. Assurez-vous alors qu’il peut s’adapter à tous les processus : achats, ventes, qualité juridique, SAV, contrathèque…

Prenez en compte le niveau de sécurité du logiciel de gestion de documents

La sécurité des données est un enjeu majeur de nos jours, surtout avec la fréquence des cyberattaques. Assurez-vous donc que la solution de gestion de documents que vous choisissez pour votre entreprise offre des fonctionnalités robustes telles que le chiffrement de données, la gestion des droits d’accès et une authentification sécurisée.

En fonction de vos préférences et des besoins de votre société en termes de sécurité, choisissez entre un déploiement sur site, dans le cloud ou hybride.

Vérifiez par ailleurs la qualité du support technique fourni par l’éditeur du logiciel de gestion de documents. Cela est utile pour résoudre les éventuels problèmes techniques liés à l’utilisation de l’outil.

Avant de prendre votre décision finale, demandez des essais gratuits ou des démonstrations de fonctionnement du logiciel. C’est la meilleure solution pour vérifier son adéquation avec les besoins de votre entreprise.