Dématérialiser les factures fournisseurs : un atout pour votre entreprise !
La dématérialisation des factures fournisseurs de votre entreprise est un processus par lequel les factures papier sont converties en documents électroniques. Ce procédé, aussi appelé facturation électronique, permet de faciliter la gestion des factures et d’améliorer leur traitement.
Plan de l'article
Les avantages de la dématérialisation des factures
Adopter la facturation électronique offre plusieurs avantages pour votre entreprise :
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- Réduction des coûts : la dématérialisation des factures contribue à diminuer les frais d’impression, d’affranchissement et de stockage des factures papier.
- Efficacité opérationnelle accrue : la facturation électronique permet de réduire le temps consacré au traitement des factures et d’automatiser certaines étapes du processus, ce qui améliore la productivité de vos employés.
- Sécurité renforcée : la gestion des factures numériques est plus sécurisée que celle des factures papier, puisque les documents électroniques peuvent être protégés par des mots de passe, des signatures électroniques ou encore des certificats numériques.
- Respect de l’environnement : en adoptant la facturation électronique, vous participez à la réduction de la consommation de papier et de ses impacts environnementaux.
- Amélioration des relations fournisseurs : la dématérialisation des factures accélère les paiements et facilite la communication avec vos fournisseurs, ce qui renforce la confiance mutuelle.
Rendez-vous ici pour en savoir plus.
Le cadre légal de la dématérialisation des factures fournisseurs
La législation française a évolué ces dernières années pour encourager l’adoption de la facturation électronique. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, toutes les entreprises françaises ont l’obligation d’émettre et de recevoir des factures sous format électronique dans leurs transactions avec les administrations publiques. Concernant les transactions entre entreprises du secteur privé, la facturation électronique est encore facultative, mais fortement recommandée.
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Les règles applicables pour une facture électronique
Afin d’être considérée comme valide, une facture électronique doit respecter certaines règles :
- Contenir les mêmes informations qu’une facture papier (date d’émission, numéro, coordonnées du fournisseur et du client, etc.).
- Être émise, transmise et conservée de manière sécurisée grâce à un dispositif garantissant l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité.
- Faire l’objet d’un accord préalable entre le fournisseur et le client sur son utilisation et ses modalités.
- Être conservée pendant au moins 10 ans, en conformité avec les dispositions légales en matière d’archivage.
Évaluer vos besoins et objectifs
Dans un premier temps, il convient de faire un état des lieux de votre gestion actuelle des factures fournisseurs et d’identifier les axes d’amélioration possible. Cela vous permettra de déterminer les solutions les plus adaptées à vos besoins et de fixer des objectifs clairs en termes de gains de temps, de réduction des coûts ou encore de fiabilité du processus.
La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages pour votre entreprise en termes de coûts, d’efficacité opérationnelle et de sécurité. Pour tirer pleinement parti de cette solution, il est crucial de bien préparer sa mise en place et de veiller à son bon fonctionnement au quotidien.
